Сложная корпоративная структура крупных компаний и холдингов обуславливает трудности в работе с корпоративной информацией: большой постоянно растущий объем документов, появление новых партнеров, необходимость постоянного взаимодействия сотрудников удаленных филиалов и обеспечение выполнения сквозных процессов. В таких условиях, IT-решения для крупных компаний должны удовлетворять требованиям высокой масштабируемости, открытости, интегрируемости, а также поддержки территориально-распределенной работы.
Таким образом, необходимы масштабные решения, поддерживающие сложные распределенные бизнес-процессы и ориентированные на построение единого информационного пространства крупных компаний.
Открытое акционерное общество (ОАО) «Славянка» – крупнейшее предприятие России в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Основное направление деятельности компании – управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков.
В результате динамичного развития ОАО «Славянка» и в целях эффективной работы компании создана сеть из более 50 филиалов, организованы дополнительные обособленные подразделения в труднодоступных районах и областях для обеспечения работы с населением и улучшения качества оказываемых услуг, создана «горячая линия» для решения самых важных задач в кратчайшие сроки. В свою очередь интенсивное развитие бизнеса, появление множества новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов ОАО «Славянка» и увеличение объема обрабатываемых документов. В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо было решать задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов. Для реализации этих принципов руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы (Enterprise Content Management) и решить эти задачи было призвано внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM».
СЭД «DIRECTUM» относится к классу ECM-систем и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. СЭД «DIRECTUM» обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решения СЭД «DIRECTUM» для крупных структур призваны не только обеспечить хранение и обмен большим количеством документов и корпоративных данных, но и решить специфические задачи, неизбежно возникающие с ростом объема деятельности компании на рынке:
● поддержка различных способов организации территориально удаленного взаимодействия сотрудников;
● обеспечение сквозных процессов компании, в том числе, с сохранением специфических регламентов работы в каждом из подразделений;
● организация управления проектной деятельностью;
● поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
● интеграция «DIRECTUM» с корпоративными информационными системами и организация единой информационной инфраструктуры.
В процессе внедрения СЭД «DIRECTUM» наравне с головным офисом должны были быть затронуты все филиалы компании «Славянка». В рамках проекта планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Славянка», а также объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство с распределенной обработкой. В итоге, опираясь на богатый опыт бизнес-консалтинга и анализ основных бизнес-задач организации, совместная рабочая группа, в состав которой вошли сертифицированные специалисты компании «ТАНАИС Ритейл» и сотрудники компании «Славянка», разработала общую стратегию внедрения СЭД «DIRECTUM», целью которой стало построение новой модели взаимодействия и работы с документами.
Таким образом, система «DIRECTUM» стала основой для создания единого информационного пространства в масштабах всей организации.
Внедрение реализовывалось группой специалистов компании «ТАНАИС Ритейл». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании «Славянка», а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты «ТАНАИС Ритейл»: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.
Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.
Исходя из сформулированных требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «DIRECTUM»:
● регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
● исполнение поручений по резолюции руководителей
● регистрация исходящих документов.
● ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
● согласование служебных записок по направлению деятельности
● согласование торгово-закупочной и договорной документации
На практике это нашло отражение во внедрении функционала базовых модулей СЭД «DIRECTUM», модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». С помощью данных модулей были автоматизированы все процессы, связанные с входящей/исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и договорными документами.
Было реализовано многофункциональное управление документацией, которое включает в себя не только поддержку жизненного цикла каждого документа (от создания до отправки в архив), но и ввод информации из различных источников (например, из электронной почты, со сканеров, факсов и т.д.), а также преобразование и хранение документации в разных форматах (DOC, PDF и другие). Помимо этого, была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), благодаря бизнес-ориентированной службе Workflow и редактору схем типовых маршрутов.
Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников был разработан и апробирован специальный комплекс видеокурсов и текстовых иллюстрированных инструкций, доступный для пользователей СЭД «DIRECTUM» персонала компании «Славянка».
В 2013 году система была переведена в промышленную эксплуатацию. В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась на порядок, снизились издержки бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в компании в целом.
На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами в кампании «Славянка» – от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними – ведется полностью в модуле «Канцелярия». Автоматизация охватила практически все процессы канцелярии – делопроизводственным службам стало проще работать с входящей, исходящей корреспонденцией и внутренними документами, осуществлять их поиск и готовить отчетность по документообороту, в соответствии с резолюциями руководителей отправлять соответствующие поручения, а ответственным исполнителям (контролеры, наблюдатели) и руководству – отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. Таким образом, система облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ: единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК); регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение и т.д.; контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; быстрый поиск документов, получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. Для реализации соответствующих бизнес-процессов в рамках модуля «Канцелярия» разработаны и реализованы такие типовые маршруты как рассмотрение входящего документа, отправка заданий исполнителям поручений по РКК, исполнение поручений по РКК и т.д.
Управление договорными процессами также было переведено в электронный вид на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание с учетом полномочий. В рамках модуля «Управление договорами» была выполнена автоматизация всех этапов работы с договорными документами (подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента), обеспечено централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. Первым этапом работы с договорным документом является разработка проекта документа, при котором ответственный сотрудник создает исходящий договор в системе либо заносит входящий документ в СЭД «DIRECTUM». На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго определенную последовательность согласования для каждой категории договорных документов. Регистрация сопутствующих договорных документов в справочнике «Договоры» дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора. Для сотрудников, ответственных за договор, реализована настройка напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Ведение этапов по договорам предоставляет дополнительные возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в системе отчетов. Наряду с этим система также обеспечивает хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в соответствующих справочниках. Для однотипных договорных документов введены шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок. С учетом специфики бизнес-процессов в рамках проекта были разработаны и внедрены такие типовые маршруты как согласование договорных документов, согласование аварийных договоров, согласование ресурсных договоров, согласование дополнительных соглашений, утверждение договоров по распоряжению 193.
На сегодняшний день, в системе «DIRECTUM» работает более 8000 сотрудников компании «Славянка», автоматизация охватила все подразделения и филиалы, от Владивостока и до Калининграда. Количество ежедневно запущенных заданий в системе составляет порядка нескольких тысяч, содержащих в себе в сумме до 10 тысяч вложенных документов, совокупный численный объём которых уже превысил 1 млн единиц. Работа удаленных подразделений в СЭД «DIRECTUM» организована несколькими способами:
1. Запуск в качестве приложения WINDOWS с рабочего стола – «толстый клиент». Этот режим также в основном используют сотрудники центрального офиса
2. Веб-клиент и мобильный веб-клиент позволяют работать с «DIRECTUM» через интернет, используя браузер. Этот режим полезен сотрудникам, работающим вне офиса – в командировке, дома или в дороге с использованием мобильного доступа, а также для тех, кому по работе нужен облегченный функционал.
3. Режим терминального доступа, когда пользователи подключаются к серверу терминалов, удаленно взаимодействуя с рабочим столом Windows и системой «DIRECTUM».
Базовые возможности системы предусматривают формирование отчетов для анализа данных по наличию и изменению электронных документов, а также состоянию и исполнению задач и заданий. При необходимости анализа сложных процессов включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типовых маршрутов благодаря встроенной функции регистратора. Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о пользователях.
Предоставляя руководителю полный контроль каждого этапа выполнения задания, СЭД «DIRECTUM» оказывает непосредственное влияние на исполнительскую дисциплину персонала. С помощью системы руководитель имеет возможность поставить перед подчиненными многоуровневую задачу и быть абсолютно уверенным в ее надлежащем исполнении. В зависимости от ограничений по времени (один рабочий дня, неделя, месяцев) в создаются отчеты с указанием несвоевременно выполненных или просроченных заданий. На основе этих отчетов руководство проводит необходимые мероприятия для выявления причин, устранения негативных последствий и создания комплекса мер во избежание повторения ситуации.
Таким образом, результатами внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в компании «Славянка» нужно отметить:
● сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов исходящих и внутренних документов, тендерных и договорных документов.
● упорядочивание работы с документами за счет использования типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами.
● упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом.
● оптимизация работы делопроизводителей и сотрудников за счет: создания внутренних управляющих документов и исходящих писем в электронном виде; получения полной информации по связанным с входящей корреспонденцией документами, задачами, поручениями; получения информации по местонахождению документов.
● повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации.
● получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.
● автоматическая актуализация данных по работникам, пользователям, подразделениям за счет интеграции СЭД «DIRECTUM» с учетной и кадровой системами ОАО «Славянка».
● повышение уровня грамотной работы в СЭД «DIRECTUM» за счет обучения сотрудников и руководства ОАО «Славянка».
Внедрение системы электронного документооборота непосредственно повлияло на конкурентные преимущества компании по сравнению с другими организациями той же отрасли. За счет ускорения течения информационных процессов и строгого контроля практически каждого рабочего действия значительно повысилась скорость и качество обслуживания клиентов. Благодаря использованию СЭД «DIRECTUM» компания «Славянка» очевидно стала менее зависимой от конкретных сотрудников и более мобильной в своей повседневной деятельности, что даёт возможность получить новые, более широкие деловые возможности для достижения успехов.
Выводы
1. Благодаря внедрению СЭД «DIRECTUM» в компании «Славянка» произошло существенное сокращение затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.
2. Система «DIRECTUM» обеспечила возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных.
3. С вводом в эксплуатацию СЭД «DIRECTUM» была достигнута четкая организация и эффективный контроль всех бизнес-процессов (от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж), что обеспечило полный контроль и прозрачность всей рабочей деятельности компании.