Scientific journal
International Journal of Applied and fundamental research
ISSN 1996-3955
ИФ РИНЦ = 0,564

DEVELOPMENT OF THE CHARTER OF THE PROJECT OF A SITE WITH MS PROJECT

Novikova T.B. 1
1 Nosov Magnitogorsk State Technical University
With the development of information technology and telecommunications, our lives become increasingly mobile and informative, new technologies have become part of the various sectors of economic, spheres of life and bring new standards in them. In connection with the reform of the Russian economy, to take a course on the innovative development of the economy, more and more often in their daily work in most businesses and organizations use different means of information computer technology and software, respectively. But it should be noted that the spontaneous, not planned in the development of any activity is ineffective. Therefore it is very important to know and to own such a software like MS Project. Specialists will be able to develop a project schedule, resource sheet to register, the use of tasks, use of resources, calculate the Pert analysis, generate reports. And most importantly - to effectively monitor the progress of the project. In this article, we briefly discuss examples of the draft statute for the development of further applications of the product in the preparation of IT professionals in the process of working with MS Project software.
project charter
MS Project
site

Современный деловой мир очень динамичен и предъявляет особые требования к компетентности менеджеров, их навыкам оптимизации деятельности компании. Менеджмент - это не только искусство, но и набор определенных техник и технологий, помогающих оптимально и эффективно адаптироваться к любой ситуации. 

Современный бизнес невозможен без знаний и навыков управления проектом. Ежедневно в любой компании реализуется какой-либо проект (разработка и внедрение новых продуктов (услуг) и технологий; реструктуризация деятельности компании и т.д.). Но когда дело доходит до распределения ресурсов и нагрузок, оказывается, что изначально разработанный проектный план нереален либо по затратам, либо по срокам, а чаще всего - и по затратам, и по срокам. А как бы здорово было просчитать все сроки и ресурсы заранее! Делать такой проектный план - одно удовольствие! Вот, где приходит на ум пословица «Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!». - Прежде, чем что-то сделать, необходимо эффективно продумать - как это сделать. Как создать оптимальный проектный план, который затем можно эффективно реализовать? Как добиться управляемости проектов? Как оценить реальную стоимость проекта? Как оценить реальный риск проекта? 

На все эти вопросы дает ответ такой курс, как «Управление проектами», в основе которого лежит Microsoft Project  - приложение семейства Microsoft Office, позволяющее организовать эффективное планирование и управление проектами. Управление проектами пытается организовать и систематизировать процедуры в проекте, минимизировать риски, с которыми Вы сталкиваетесь. Роль компаний, специализирующихся на разработке и реализации проектов, существенно возросла, а должность и профессия менеджера проекта (Project Manager) стала одной из престижных.

Цель: обеспечить базовую подготовку студентов в области управления проектами. Дать представление о существующих методологиях управления проектами в сфере ИТ и выработать у студентов практические навыки по их применению, чтобы по окончании одного семестра обучения они были в состоянии подготовить и выполнить на качественном уровне свой первый проект. А также, разработать устав проекта и рассмотреть примеры для дальнейшего применения материала при подготовке ИТ-специалистов в процессе работы с ПО MS Project. В данной статье рассмотрим краткие примеры разработки устава проекта с использование Microsoft Project. Устав проекта является документом официального запуска проекта, который готовит будущих руководителем проекта. Как правило, документ согласовывается с управляющим комитетом проекта: спонсором, куратором, клиентом и другими менеджерами [1]. Задачи: зафиксировать причину проекта, определить ключевые параметры проекта - срок, стоимость, качество; назначить роли участников проекта - руководителя проекта и команду проекта; задать порядок управления проектом – общие правила (политики), на основании которых будет вестись управление проектом, права и обязанности всех участников проекта.

Дополнительно в Уставе может быть определено: список основных контрольных событий; ключевые риски проекта – риски определенные на этапе инициации проекта. Детальная информация по рискам детально в плане проекта.

Перейдем к рассмотрению первого примера.

Наименование проекта: разработка сайта «Фабрика сайтов». Дата создания устава проекта: 05.10.2016 г. Основное назначение устава проекта: настоящий устав проекта охватывает работы по разработке и продвижению сайтов «Фабрика сайтов». Миссия компании: компания «Фабрика сайтов» работает над тем, чтобы раскрыть заказчикам новые возможности Интернет-технологий; превратить трудоёмкий и затратный процесс создания сайтов, рекламы в Интернете в доступное и прибыльное для клиента дело. Компания соединяет интересы покупателей и владельцев сайтов, помогая им, найти друг друга в Интернете [2].

Бизнес-цели заказчика и ожидаемые результаты проекта: создание положительного имиджа компании; реклама и продвижение продукции/услуг компании; маркетинг; реализация продукции/услуг компании; поддержка потребителей и партнеров; информационная поддержка бизнес-процессов компании. Для конкретных сайтов могут ставиться и другие конкретные задачи, но все задачи сайта должны вытекать из экономических целей компании и миссии сайта.

Описание проекта. Так как сайт -это визитная карточка любой компании, то в него будут включаться: вкладка «О компании» (включает в себя разделы, в которых будет содержаться информация о самой компании), вкладка «Поддержка» (включает в себя форум с технической информацией о программе, которую продаёт компания и информацию по часто задаваемым вопросам). Так же поддержка может включать в себя срочные новости, связанные с конкретным ПО (например, если эта программа нуждается в сети интернет, то может быть информация о затруднённом соединении или ошибках которые требуют вмешательство специалистов компании); вкладка «Вакансии» (включает в себя информацию о вакансиях, в которых не хватает технического персонала, а так же контакты с отделами, в которые требуется специалисты; вкладка «Магазин» (если эта компания поставляет программное обеспечение, она включает в себя информацию, а так же цены на ПО которую поставляет компания); окно «Регистрации» и вкладка «Личный кабинет» (окно регистрации нужно для того, чтобы дать доступ к ПО, которого нет в свободном доступе) [3]. Личный кабинет нужен для того чтобы предоставить доступ к полной версии сайта компании. «Связь» (нужна для того, чтобы пользователь мог связаться с руководством компании или конкретного отдела).

Основные функции сайта. Сайт – это визитная карточка любой компании. Он должен быть информативным, наглядным, знакомить посетителей с аспектами деятельности вашей компании. Существуют четыре основные функции сайта: имиджевая, информационная, рекламная и маркетингова. Имиджевая функция отвечает за формирование образа владельца сайта среди интернет - пользователей. Главную роль при этом играет оформление ресурса. Зачастую, это фирменный стиль компании, который обусловлен многими факторами, начиная от профессионализма персонала и заканчивая прочими мелочами. Информационная функция сайта заключается в том, чтобы предоставить пользователю, как можно более полную информацию о товарах или услугах, которые предлагает компания. Рекламная функция сайта. Реклама, размещенная в интернете, изрядно отличается от других способов ее опубликования. Удобный и современный рекламный носитель (большая потенциальная аудитория, возможность позиционирования предложений). Маркетинговая функция помогает продавать товар или же услуги, представленные на сайте. Это одна из главных функций, которая позволяет его владельцем получать постоянную прибыль. Она призвана убедить посетителя купить у Вас и сделать так, чтобы процесс покупки прошел легко и комфортно. Сегодня будущее за активно растущим рынком интернет-маркетинга.

Предположения и зависимости: наличие компьютера, подключенного к сети Интернет; наличие автоматизированного рабочего места, для разработчика сайта. Ограничения и исключения - сайт не сможет быть адаптирован под нужды других компаний.

Проектные документы. Для управления проекта приняты три основных документа: устав проекта (настоящий документ) является официальной авторизацией проекта; техническое задание проекта (содержит описание функциональности внедряемой системы). План управления проектом (содержит описание того, как работа будет выполняться).

Далее рассмотрим в таблице 1 даты проекта и контрольные точки.

Таблица 1

Даты проекта и контрольные точки

Название задачи

Длительность

Разработка сайта

38,13д

Предроектное обследование

3,56д

Определение целей сайта

Создание технического задания

2,56д

Разработка и создание макета

14,45д

Создание дизайна сайта

3,5д

Верстка сайта

10д

Выбор средства разработки

2,33д

Принятие управленческого решения

2,33д

Программирование

14д

Наполнение информацией

Расположение сайта в сети Интернет

Тестирование сайта

Создание отчётности

Собрание

35,13д

Разработка сайта

38,13д

Пред проектное обследование

3,56д

Определение целей сайта

Создание технического задания

2,56д

Организационная структура проекта. Команда проекта: руководство компании «Фабрика сайтов»; отдел продаж компании «Фабрика сайтов»; работники компании «Фабрика сайтов»; существующие клиенты компании; новые клиенты компании.

Ограничения проекта. Проект должен быть изготовлен в указанный срок. Заказчик ставит на первый план объем работ, который необходимо выполнить и уложиться в указанный бюджет.

Риски проекта: сжатые сроки проекта; команда проекта параллельно задействована на других проектах; мы должны выполнить указанный объем и уложиться в ограниченный бюджет проекта. Далее рассмотрим анализ внешней среды проекта. Анализ заинтересованных сторон: потребности, интересы и мнения разных заинтересованных сторон отличаются друг от друга и нередко находятся в противоречии друг с другом; отправная точка клиента расходится с точкой производителя; проблемы работника не совпадают с проблемами руководства; мнения промышленников отличаются от мнений экологов и т.д. Инициатор проекта часто видит только собственные интересы: у технологического эксперта - технические, ученого - научные. Поэтому при разграничении проекта исключительно важно вникнуть в роли и подходы различных заинтересованных сторон. В данном проекте «создание сайта» планирует предпринять все для получения прибыли и ограничения затрат. Цель фирмы связана с развитием, прибыльностью и предоставлением качественных услуг.

Деятельность проекта будет рассчитана на потребителей любой возрастной категории, начиная с 18 лет. Клиентами могут стать как люди с невысоким доходам, так и высоким достатком, т.е. все те потребители, которые нуждаются в данной услуге. В таблице 2 проведем анализ заинтересованных сторон.

Таблица 2

Анализ заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны

Роль/интерес заинтересованной стороны

Реализацияинтересов

Целевая группа фирмы, общественные организации и обычные клиенты.

Получение услуг на высоком уровне и особо не дорогие

Удовлетворение потребностей

Рекламные агентства

Построение долгосрочных отношений 

«Заманивание клиента» Получение прибыли

Банк

Предоставление кредита

Удовлетворение интересов сторон

Страховые компании

Страхование от ущерба

Получение возмещения

Налоговая инспекция

Налоговая отчетность

Соблюдение налоговых периодов

Далее рассмотрим пример №2. Обоснование проекта. В данном разделе дается краткая информация из принятого бизнес кейса (концепции) проекта для сведения проектной команды. Эта информация важна для определения проекта. Краткое описание проекта: кто заказчик проекта, кто клиент проекта, что является результатом проекта, в одну строку ключевые параметры проекта? Результаты проекта. Для оптимальной реализации перечня представленных услуг и эффективности работы организации было принято решение создать Web-сайт.

Исключено из проекта. Web-сайт не будет предоставлять пользователям личный кабинет на сайте. Начало проекта - 25.03.16. Сумма затрат проекта - 16 400 р. Другие требования. В данный раздел могут быть включены ключевые бизнес-требования к свойствам продукта или специальные требования к организации работ по управлению проектом.

Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента. Сайт-визитка будет представлять собой интернет-проект, состоящий из нескольких страниц и содержащий информацию об организации, описание деятельности, предоставляемых услугах и контактную информацию. Со временем сайт будет расширяться, добавляться новые страницы, форумы и дополнительная информация. Общий взгляд на продукт. Сайт будет предоставлять возможность получать информацию о деятельности сортоиспытательного участка, составе сотрудников и предлагаемых услуг, а также будет возможность получить информацию о мероприятиях, публиковать фото, видео-отчеты с мероприятий и пр.

Требования к разграничению доступа. Информация, размещаемая на сайте, является общедоступной. Пользователей сайта можно разделить на 3 части в соответствии с правами доступа: посетители, редактор (сотрудник Заказчика), администратор (сотрудник Исполнителя). Организационная структура проекта: управляющий комитет проекта, спонсор проекта, куратор проекта, директор направления, менеджер со стороны партнера, менеджер со стороны партнера. Далее рассмотрим даты проекта и контрольные точки (см. табл. 3)

Таблица 3

Даты проекта и контрольные точки

Название задачи

Длительность

Начало

Окончание

Создание сайта

33,5 дней

Пт 25.03.16

Ср 11.05.16

Проектирование

2,63 дней

Пт 25.03.16

Вт 29.03.16

Составление договора

1 день

Пт 25.03.16

Пт 25.03.16

Бриф

0,5 день

Пн 28.03.16

Пн 28.03.16

Составление ТЗ

1 день

Пн 28.03.16

Вт 29.03.16

Дизайн

18,38 дней

Вт 29.03.16

Пт 22.04.16

Разработка макета

9 день

Вт 29.03.16

Пн 11.04.16

Презентация заказчику

1 день

Пн 11.04.16

Вт 12.04.16

Формирование листа замечаний

6 день

Вт 12.04.16

Ср 20.04.16

Реализация замечаний

1 день

Ср 20.04.16

Чт 21.04.16

Утверждение макета и их подпись

2 день

Чт 21.04.16

Пт 22.04.16

Верстка

8 дней

Пн 25.04.16

Ср 04.05.16

Открытие тестовой площадки

1 день

Пн 25.04.16

Пн 25.04.16

Верстка страниц

4 день

Вт 26.04.16

Пт 29.04.16

Демонстрация заказчику

1 день

Пн 02.05.16

Пн 02.05.16

Формирование листа замечаний

1 день

Вт 03.05.16

Вт 03.05.16

Утверждение верстки

1 дней

Ср 04.05.16

Ср 04.05.16

Программирование

4,5 день

Ср 04.05.16

Ср 11.05.16

Программирование продукта

3 день

Чт 05.05.16

Пн 09.05.16

тестирование заказчиком

3 день

Пт 06.05.16

Ср 11.05.16

Закрытие проекта

5 дней

Ср 11.05.16

Ср 18.05.16

Данный материал может быть использован при подготовке ИТ-специалистов направлений подготовки «Прикладная информатика», «Бизнес-информатика» и в работе «айтишников» при применении с MS Project.