Для казенных учреждений экономический термин «основные средства» является важным звеном в организации учета и контроля основных средств. Контроль служит для эффективного и результативного использования бюджетных ресурсов, сохранности основных средств, соблюдения законодательных требований и предоставления достоверной отчетности. Основные средства, как имущество учреждения, составляют наибольшую часть объекта бухгалтерского учета, поэтому их техническое состояние и наличие является важнейшим фактором для повышения эффективности деятельности учреждений. Поэтому в связи с ограничением бюджетного финансирования казенных учреждений наиболее важной задачей будет является эффективность контроля за использованием основных средств.
Бухгалтерский учет основных средств ведется с использованием Единого плана счетов 157н и с Инструкцией по его применению. Осуществление по применению Единого плана счетов могут использовать все виды государственных органов. Учреждение в праве самостоятельно определить, в каких разделах учета ему необходима аналитика по основным средствам, материальным запасам, материально ответственным лицам.
Бухгалтерский учет независимо от организационно-правовой формы учреждения осуществляется в соответствии со статьей 161 Бюджетным кодексом РФ [1], Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2] и иными нормативными правовыми актами, регулирующими бухгалтерский учет.
Нефинансовые активы – это объекты, которые находятся в использовании субъекта хозяйствования – казенного учреждения, при этом они приносят ему потенциальную или реальную экономическую прибыль в результате их эксплуатации.
Характерной особенностью основных средств казенного учреждения является то, что они не участвуют в процессе производства, а служат для обслуживания процессов по удовлетворению социальных потребностей населения и осуществлению функций государственного учреждения.
В соответствии с изменениями, которые были внесены Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» усиливается контроль за эффективным использованием имущества, переданного казенным учреждениям на праве оперативного управления. Это связано со структурой финансирования такого типа учреждений и необходимости формирования отчетов об использовании имущества [4, с. 13].
Существуют несколько форм контроля, которые широко используются в казенных учреждениях. Они непосредственно связаны между собой и являются одними из первоочередных форм проведения контроля. Выделяют предварительный, текущий и последующий контроль.
Предварительный контроль проводится с целью определения целесообразности осуществления хозяйственных операций, связанных с поступлением и внутренним перемещением основных средств. Он является профилактическим и позволяет оценить рациональность предстоящих расходов и предотвратить возможность совершения неэффективных хозяйственных операций по учету основных средств.
В настоящее время в России все больше уделяют внимание текущему, и наиболее востребованному – последующему контролю. Что касается предварительного контроля, то его реже используют на практике.
Текущий контроль проводится в момент совершения проверок с основными средствами. Его целью является, чтобы максимально быстро и оперативно выявить неточности, поскольку он дает возможность устранения ошибок в ходе его проведения. В ходе текущего контроля проверяется, насколько правильно и законно оформлены документы по операциям с основными средствами, а также по их выбытию и перемещению, начислению и списанию износа основных средств.
При обнаружении отсутствия основных средств контролируется обоснованность отражения в учете и меры, принятые по возмещению ущерба.
Для установления достоверности данных о своевременности, полноте и эффективности организации учета основных средств, законности операций с ними, выявления внутренних резервов осуществляется последующий контроль. Данный вид контроля может быть оперативный и периодический.
Оперативный контроль обычно проводится в рамках отчетного месяца. Периодический контроль может осуществляться за определенный отчетный период по данным смет, отчетов, первичных документов и др.
Одним из самых распространенных и эффективных методов фактического контроля за сохранностью и эффективностью использования основных средств в казенных учреждениях является инвентаризация.
Инвентаризация – это оценка, контроль за правилами хранения и состояния средств и ценностей в целом [3, с. 91].
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна проводиться инвентаризация в бюджетном и казенном учреждениях, с целью проверки основных средств и документального подтверждения их наличия.
Целью инвентаризации основных средств является:
– подтвердить, что приобретенные основные средства правильно отражены в учете и представляют собой стоимость реальных объектов, которые введены в эксплуатацию;
– проверить правильность данных текущего учета основных средств и выявить возможные ошибки;
– отразить неучтенные хозяйственные операции;
– контролировать сохранность основных средств;
– проверить соблюдение принципа материальной ответственности;
– проверить состояние учета основных средств.
Инвентаризация как правило может проводиться самостоятельно внутренними службами в плановом порядке. Руководителем устанавливается порядок и сроки проведения мероприятия, а также это должно быть закреплено учетной политикой учреждения. Обязательным проведением инвентаризации служит Федеральный закон и отраслевые стандарты.
При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
Одним из важнейших методов финансового контроля выступает ревизия, которая представляет собой проверку финансово-хозяйственной деятельности учреждений за отчётный период.
В ходе ревизии изучаются все стороны финансово-хозяйственной деятельности учреждений, что не является обязательным, при осуществлении других способов хозяйственного контроля. Основная цель ревизии – выявить хозяйственные и финансовые нарушения, факты бесхозяйственности, краж, установить причины и условия, которые им предшествовали, виновных в этом лиц, принять меры по возмещению причиненного ущерба, убытка, применить мероприятия по ликвидации недочетов и правонарушений, а также привлечь к ответственности лиц, которые допустили правонарушения.
В учреждении объектами ревизии операций с основными средствами являются:
1) первичные документы о поступлении, передаче, инвентаризации, начислении амортизации (износа), ликвидации объектов основных средств;
2) регистры аналитического и синтетического учета основных средств.
В казенном учреждении может быть создан контрольно-ревизионный отдел, который будет наделен полномочиями осуществлять контрольно-ревизионные мероприятия результатов деятельности исследуемого учреждения.
Органы контрольно-ревизионного отдела должны проводить проверку, строго придерживаясь бюджетного законодательства, а также следить за правильностью составления и утверждения бюджетной сметы учреждения. При проведении ревизии обязательным является рассмотрение раздела сметы, как проверка поступления и расходования нефинансовых активов (в т.ч. изменение стоимости основных средств).
При ревизии использования и сохранности основных средств в казенном учреждении проверяется:
– наличие неиспользуемого оборудования, его качественное состояние, условия хранения;
– соответствует ли фактическое наличие основных средств данным бюджетного учета;
– наличие переданных отдельных предметов основных средств в личное пользование;
– соблюдается ли порядок учета основных средств, предусмотренный действующей инструкцией по бюджетному учету;
– своевременно оформляется ввод основных средств в эксплуатацию;
– обоснованно и правильно оформляется ликвидация основных средств;
– соблюдается порядок применения норм амортизационных отчислений, начисления амортизации;
– обеспечивается сохранность и использование по назначению объектов основных средств данного учреждения.
Нарушения, связанные с учетом основных средств, можно условно разделить на следующие группы:
– нарушения, связанные с поступлением основных средств;
– нарушения, выявляемые в период эксплуатации основных средств;
– нарушения, связанные со списанием основных средств.
По окончании проведения ревизии уполномоченные лица проверяющего органа в должностном порядке должны составить и подписать перечень необходимых документов, такие как: акт, отчет-заключение, справку, а также дополнительные документы, за которыми стоит персональная ответственность. На основании подписанного акта разрабатывается комплекс мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков и мобилизации внутренних резервов.
Мероприятия по осуществлению контроля должны по мере возможности предопределять вероятные последствия, которые могут произойти в результате данной проверки, независимо от формы и методов их проведения.
Вследствие этого для казенных учреждений большую значимость приобретают вопросы об организации контроля за эффективностью основных средств, а также методические разработки, которые в дальнейшем дадут возможность повысить результативность и действенность проверок в целом.
Виды основных средств казенного учреждения
Проведенное исследование по данному вопросу позволило научно объяснить необходимость контроля за правильностью учета и использования основных средств в организации бюджетного учета казенного учреждения. Внутренний контроль можно охарактеризовать как процесс управления деятельностью учреждения с целью эффективного и результативного использования бюджетных ресурсов, сохранности основных средств, соблюдения законодательных требований и предоставления достоверной отчетности. Таким образом, контроль за эффективностью использования основных средств является одной из важнейших составляющих в области бюджетного учета казенного учреждения.