Одно из направлений цифровизации образовательных учреждений составляет предоставление информационно-документационных сервисов обучающимся посредством электронной информационно-образовательной среды (ЭИОС).
Под цифровым сервисом понимается «продукт информационной деятельности, способствующий реализации бизнес-процессов, их трансформации в цифровую форму на основе применения информационных технологий и каналов цифровой коммуникации», т.е. рассматривается как средство предоставления ценности заказчику, которую он получает с использованием информационных технологий [1]. В сфере ИТ цифровой сервис представляет программный продукт, посредством которого заказчик (клиент) получает услугу в цифровом виде.
Цифровые информационно-документационных услуги обучающимся, предоставляемые через их личные кабинеты в ЭИОС, с учетом видов запускаемых процессов, классифицируют как услуги:
- выполняемые по запросам пользователей (обучающихся);
- выполняемые по регламентным процессам организации;
- информационно-мониторинговые, предоставляемые в ходе выполнения процессов [2].
Реализация цифровых сервисов требует перестроения процессов и ИТ-инфраструктуры, лежащих в их основе. Поскольку результатом информационно-документационных сервисов является документированная информация или информация, получаемая в ходе мониторинга процессов, важная роль в перестроении ИТ-инфраструктуры отводится моделям интеграции системы электронного документооборота (СЭД) организации и прикладных автоматизированных информационных систем (АИС), обеспечивающих формирование содержательной части документов.
Цель исследования – определить модели процессов электронного документооборота при предоставлении цифровых информационно-документационных сервисов обучающимся в электронной информационно-образовательной среде университета и специфику их реализации на практике.
Материалы и методы исследования
Архитектура ЭИОС, обеспечивающая выполнение цифровых сервисов обучающимся, может быть представлена в виде взаимосвязанного набора функциональных программных модулей (рис. 1), которые реализуются как прикладные автоматизированные информационные системы, интегрированные между собой с учетом требований автоматизируемых процессов.
Подходы к интеграции прикладных автоматизированных информационных систем учитывают ряд характеристик:
− технологии обмена данными (односторонняя, двусторонняя);
− формат обмена данными (метод передачи данных: веб-сервисы, бесшовная интеграция; режим обмена данными: по расписанию, в режиме реального времени; состав передаваемых данных: документ, группа документов; протоколы обмена) [3].
Поскольку при реализации информационно-документационных услуг обучающимся одним из результатов является предоставление документов в соответствии с поданными заявками, то задача исследования состояла в определении модели интеграции прикладных АИС с корпоративной системой электронного документооборота.
Рис. 1. Функциональные программные модули ЭИОС для предоставления цифровых информационно-документационных услуг обучающимся
Обобщенная схема электронного документооборота при реализации информационно-документационных услуг обучающимся включает следующие этапы:
− оформление обучающимся заявки на услугу через Личный кабинет и присоединение к ней электронных копий документов, являющихся основаниями для оказания услуги;
− получение, проверка и регистрация заявки и документов-оснований в АИС управления учебным процессом;
− подготовка организационно-распорядительных документов, необходимых для реализации услуги в АИС управления учебным процессом;
− выполнение согласования, подписания и регистрации организационно-распорядительного документа в корпоративной системе электронного документооборота (СЭД);
− получение оформленного организационно-распорядительного документа в АИС управления учебным процессом и фиксирование изменений, связанных с данным документом, в учетных сведениях обучающегося;
− реализация услуги (например, оформление дубликата студенческого билета) и фиксирование результата в АИС управления учебным процессом;
− информирование обучающегося о статусе поданной заявки и готовности документов через его Личный кабинет.
На основе процессного подхода [4, 5] были выделены две модели организации электронного документооборота:
− реализация электронного документооборота на основе бесшовной интеграции прикладных АИС с корпоративной СЭД (рис. 2);
− реализация электронного документооборота на основе передачи данных между прикладными АИС и корпоративной СЭД посредством веб-сервисов (пакетов данных) (рис. 3).
Сравнение данных моделей показало ряд преимуществ метода бесшовной интеграции информационных систем:
− сотруднику, выполняющему функции работы с организационно-распорядительными документами, формируемыми в прикладной программной системе, не требуется устанавливать клиент от корпоративной системы электронного документооборота;
− сотрудник из прикладной программной системы запускает процесс передачи документа в СЭД, где автоматически выбирается маршрут его обработки;
− мониторинг за ходом согласования, подписания и регистрации документа выполняется сотрудником в прикладной программной системе в режиме реального времени;
− уведомление сотрудника о необходимости выполнения задач в соответствии с маршрутом движения документа в СЭД осуществляется в прикладной программной системе в режиме реального времени.
Данная модель и была выбрана для практической реализации проекта по предоставлению цифровых информационно-документационных услуг обучающимся на основе ЭИОС университета.
Результаты исследования и их обсуждение
С 2022 г. в ФГБОУ ВО «РГГУ» реализуется проект по интеграции автоматизированной системы управления учебным процессом и системы электронного документооборота, одной из задач которого является использование технологий электронного документооборота при работе с документами по контингенту обучающихся. Выполнение проекта потребовало перестроения и процессов предоставления информационно-документационных услуг для обучающихся.
Для решения задач проекта была выбрана модель электронного документооборота, основанная на бесшовной интеграции прикладной АИС и корпоративной СЭД.
Рассмотрим пример практической реализации интеграции информационных систем в ходе выполнения процесса «Оформление дубликата студенческого билета по запросу обучающегося».
Реализация интеграции АИС включает следующие этапы.
1. Определение цифровой услуги: оформление дубликата студенческого билета.
2. Определение процесса, обеспечивающего реализацию услуги.
Процесс: оформление дубликата студенческого билета по запросу обучающегося.
Вид процесса: процесс, запускаемый по запросу пользователя.
3. Построение модели процесса в нотации BPMN [6, 7] для выявления характеристик взаимодействия АИС, обеспечивающих его выполнение.
На основе модели процесса (рис. 2) определяются программные системы, участвующие в документообороте:
− Личный кабинет обучающегося (АИС1): реализован на 1С-Битрикс: портал учебного заведения;
− Автоматизированная система управления учебным процессом (АИС2): 1С: БИТ.ВУЗ;
− Система электронного документооборота (АИС3): 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ).
Рис. 2. Модель процесса электронного документооборота в нотации BPMN при бесшовной интеграции прикладной программной системы и СЭД
Рис. 3. Модель процесса электронного документооборота в нотации BPMN при интеграции прикладной программной системы и СЭД посредством передачи данных веб-сервисами
Рис. 4. Данные, передаваемые из 1С:БИТ.ВУЗ в 1С:ДГУ, для автоматического выбора маршрута обработки документа в СЭД
Рис. 5. Маршрут обработки документа в 1С:ДГУ с учетом передаваемых с документом параметров
Определение характеристик синхронизации данных между АИС:
− информационный обмен между АИС1 и АИС2: технология обмена данными – двусторонняя; метод передачи данных – веб-сервисы; режим обмена данными – онлайн;
− информационный обмен между АИС2 и АИС3: технология обмена данными – двусторонняя; метод передачи данных – бесшовная интеграция; режим обмена данными – онлайн.
4. Разработка маршрута обработки документа с учетом бесшовной интеграции АИС2 и АИС3.
При формировании маршрута определяются:
1) исходные данные для запуска документа по маршруту, т.е. данные которые необходимо передать из АИС2 и АИС3 (рис. 4);
Рис. 6. Маршрут движения документа в СЭД, отображаемый в форме приказа в 1С:БИТ.ВУЗ
Рис. 7. Маршрут документа в карточке приказа в системе документооборота 1С:ДГУ
2) результирующие данные, которые необходимо передать из АИС3 в АИС2 при завершении прохождения маршрута (регистрационный номер и дата документа).
Затем разрабатывается маршрут документа в СЭД с учетом передаваемых с документом параметров из прикладной АИС (рис. 5).
Таким образом, бесшовная интеграция 1С:БИТ.ВУЗ и 1С:ДГУ позволяет сотруднику деканата выполнять функции запуска согласования и подписания документа, мониторинга за маршрутом движения документа и своевременного выполнения своих задач посредством клиента 1С:БИТ.ВУЗ, не подключаясь к СЭД (рис. 6).
Лица, согласующие и подписывающие документ, выполняют свои функции непосредственно через клиент 1С:ДГУ (рис. 7).
Заключение
Опыт работы с прикладными автоматизированными информационными системами, поддерживающими метод бесшовной интеграции, показал эффективность данного подхода при организации электронного документооборота. Возможности, предоставляемые сотрудникам, работающим с документами в учетной системе, выполнять мониторинг за их движением в другой информационной системе через свой специализированный клиент в режиме реального времени, позволяют оптимизировать деловые процессы.