Вопросы автоматизации управления учебным процессом в вузе всегда являлись актуальными [1; 2, с. 12; 3, с. 23]. В Чувашском государственном педагогическом университете им. И.Я. Яковлева сейчас используются информационная система «Деканат», предназначена для ведения личных дел студентов, информационная система «Планы», позволяет создать в рамках высшего учебного заведения единую систему автоматизированного планирования учебного процесса, информационная система «Электронные ведомости», предназначена для учета и анализа успеваемости студентов (разработаны в Лаборатории ММИС).
В настоящий момент заведующий кафедрой занимается распределением нагрузки преподавателей, относящихся к данной кафедре. Получается, что распределять данную нагрузку заведующему приходится дважды за один учебный год. Сначала по окончании текущего учебного года, когда уже становятся известны контрольные цифры приема. На основании расчета часов с плановыми цифрами приема формируются учебные поручения для каждого штатного преподавателя, если часов выделено больше, чем штатных преподавателей, необходимо их перевести в почасовой фонд или определить вакансию на следующий учебный год. При распределении обязательно учитываются нормы времени на ставку, пожелания преподавателей, квалификация преподавателя для преподавания той или иной дисциплины и многое другое. Таким образом, до летнего отпуска нагрузка по кафедре должна быть распределена, причем информацию необходимо довести до каждого преподавателя, принимающего участие в образовательном процессе. Штатное расписание профессорско-преподавательского состава формируется в соответствии с распределенной нагрузкой. После окончания приемной кампании, до начала занятий в новом учебном году, заведующему кафедрой необходимо второй раз заняться распределением учебной нагрузки.
На сегодняшний день заведующий кафедрой формирует учебные поручения преподавателей вручную, в соответствии с распределенной нагрузкой. Электронный вид подразумевает заполнение и распечатку учебного поручения с помощью, например, программы MS Excel. Созданные документы – учебные поручения сохраняются в виде файлов, которые можно использовать при формировании отчетности. При таком способе формирования учебных поручений создание любого отчета – это неизбежно рутинная работа [1]. На сегодня в вузах требуется программное решение в области документооборота, которое бы позволяло облегчить просмотр документа учебной нагрузки и изменить его под каждого преподавателя кафедры.
В данный момент преподавателю приходится при изменении учебной нагрузки заново фильтровать его под свои задачи, что отнимает много времени. Таким образом, автоматизация формирования учебных поручений преподавателей значительно облегчает работу как педагога, так и заведующего кафедрой.
Цель исследования – разработать программный модуль формирования учебных поручений преподавателей вуза.
Для решения поставленной цели необходимо:
− выбрать платформу для разработки;
− проанализировать входные и выходные данные;
− определить требования к автоматизации;
− выбрать соответствующую форму реализации;
− разработать архитектуру программного решения;
− разработать рабочий вариант программного модуля.
Результаты исследования и их обсуждение
Для разработки программного модуля формирования учебных поручений преподавателей вуза была использована технологическая платформа «1С: Предприятие». «1С:Предприятие» – универсальная платформа автоматизации учетной деятельности организации. За счет своей универсальности платформа может быть использована для автоматизации различных участков деятельности организаций [4]. В частности, она подходит для разработки программного модуля формирования учебных поручений преподавателей вуза со следующими функциональными требованиями (приведены основные).
Отдельные результаты исследования были опубликованы в сборнике научных трудов XХIII Международной научно-практической конференции «Новые информационные технологии в образовании» (технологии 1С для развития образования, мировых и отечественных практик автоматизации бизнеса) [5].
Входные данные: многолистовой файл MS Excel с данными нагрузки профессорско-преподавательского состава кафедры формируется учебной частью университета и доводится до заведующих кафедрами для дальнейшей работы. На листах размещены данные учебных планов для полугодий очного и заочного отделений. Модуль настраивается для загрузки данных из файлов с различной структурой, составом и расположением столбцов на листах. Формирование файла нагрузки заведующим кафедрой не автоматизируется.
Выходные данные: документы «Учебное поручение» преподавателей кафедры и соответствующие им разделы индивидуального плана «Учебная работа (нагрузка)». Сохранение выполняется в формате файлов MS Excel с автоматическим именованием и в подготовленное место (папки).
Автоматизация формирования итоговых документов: процесс формирования учебных поручений выполняется в полностью автоматическом режиме последовательным нажатием двух кнопок «Загрузить» и «Создать файлы учебных поручений» (рис. 1).
Рассмотрим их функционал более подробно.
«Загрузить» (данные из файла источника) – данные нагрузки профессорско-преподавательского состава кафедры загружаются в табличные части обработки для полугодий очного и сессий заочного отделения на страницу «Распределение» (рис. 2). Если есть необходимость, можно скорректировать данные там же на форме обработки.
Рис. 1. Модуль формирования учебных поручений преподавателей вуза
Рис. 2. Страница «Распределение»
«Создать файлы учебных поручений» – создаются рабочие документы в формате файлов MS Excel. От пользователя только требуется указать значения полей в шапках и подвалах документов (значения полей сохраняются для последующего использования). Предусмотрена возможность формирования документов для отдельного преподавателя из списка, автоматически сформированного при загрузке данных нагрузки преподавателей кафедры в табличные части модуля (рис. 3).
Рис. 3. Страница «Учебные поручения (формирование | параметры)»
Рис. 4. Макет документа «Учебное поручение» и макет раздела индивидуального плана «Учебная работа (нагрузка)»
В программной реализации модуля возможны различная архитектура и интерфейс пользователя. Можно ориентироваться на следующие основные характеристики разработанного модуля:
− модуль выполнен в виде внешней обработки с многостраничной формой (рис. 1);
− все необходимые расчеты и формирование итоговых документов выполняются автоматически средствами модуля;
− для универсальности используются только примитивные типы данных (числовой и текстовый);
− модуль содержит чуть более 700 строк программного кода, для удобства сопровождения в коде избегается фрагментация реализованных расчетных методик;
− для формирования итоговых документов используются два макета, редактирование и добавление новых возможны только в режиме «Конфигуратор» (рис. 4).
В разработанном модуле формирования учебных поручений преподавателей вуза реализован весь описанный выше функционал. На рис. 1 приведен пример сформированного учебного поручения преподавателя. Доступные пользователю параметры (поля основного документа) размещены на странице «Учебные поручения (формирование | параметры)» (рис. 3). На странице «Настройки» (рис. 5) указываются папки для сохранения документов, расположение данных в файле источнике и порядковые номера колонок для загрузки данных на страницу «Распределение» (рис. 2). Колонки разделены на «обязательные» и «дополнительные»: к обязательным колонкам отнесены присутствующие на итоговых документах и использующиеся в расчетных методиках колонки; к дополнительным – другие колонки (файла источника), которые могут быть востребованы (полезны) при ручной корректировке данных нагрузки профессорско-преподавательского состава кафедры (до формирования рабочих документов).
В модуле не реализован механизм передачи пользователю в режим «1С:Предприятие» возможностей самостоятельной настройки модуля под изменения шаблонов итоговых документов и расчетных методик. Форма реализации этой части пока не сформирована текущими потребностями пользователей.
Разработанный модуль или предложенная архитектура программного решения могут быть использованы как основа для разработки информационной системы «Индивидуальные планы преподавателей». Также возможна доработка модуля (внешней обработки) для автоматизации формирования файла нагрузки заведующим кафедрой.
Рис. 5. Страница «Настройки»
Заключение
В результате проделанной работы была предложена архитектура программного решения (на которую можно ориентироваться) и разработан модуль для формирования учебных поручений преподавателей, внедрение которого позволит избежать ручного ввода и проверки данных, что сократит трудозатраты и время на распределение и учета выполнения нагрузки преподавателями кафедры. Модуль был успешно использован для подготовки рабочих документов на 2022–2023 учебный год.