Внедрение корпоративной информационной системы - это сложный комплекс мероприятий, который целесообразно формировать методом концептуального проектирования. Чем глубже проработан проект, тем больше шансов на успех [1]. Концептуальный проект должен включать следующие разделы:
1. Характеристика проблемы, обоснование необходимости ее решения.
2. Основные цели и задачи проекта.
3. Варианты решения проблемы и их сравнительная оценка, оценка рисков.
4. Сроки, этапы, целевые индикаторы и показатели реализации.
5. Обоснование ресурсного обеспечения проекта.
6. Механизм управления реализацией проекта.
7. План мероприятий по реализации проекта.
8. Оценка эффективности реализации проекта.
Каждая составляющая проекта является отдельной задачей, решение которой зависит от реальных условий. Комплекс таких решений будет показан на примере внедрения Единой системы электронного документооборота (СЭД) Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области.
Необходимость внедрения СЭД может быть осознана руководством органа власти под влиянием разных факторов: инициатива сверху, инициатива снизу, положительный пример со стороны, невозможность выполнять свои функции старыми методами. Эксперты отмечают [1], что последние два варианта имеют больше шансов на успех. В Правительстве Ульяновской области сработали второй и третий вариант: департамент информационных технологий проявил инициативу и представил анализ положительного опыта соседних регионов руководству. Первый и четвёртый вариант добавили динамики в ходе реализации проекта, когда требование внедрения СЭД было закреплено нормативно правовыми актами на федеральном уровне [2].
Цель должна быть реальной и предполагать практические полезные результаты. Результаты должны быть измеримыми и иметь критерии достижимости. Необходимость достижения цели должна быть очевидной для всех участников процесса: руководства, специалистов по внедрению, предметных специалистов, операторов и т.д. Одновременно, необходимо ставить политические, стратегические цели, которые будут способствовать развитию проекта в целом. В Правительстве Ульяновской области ставились практические цели: повышение оперативности обработки документов, увеличение доступности документов, усиление контроля исполнения документов, экономия трудовых и материальных ресурсов. Стратегические цели: формирование единого информационного пространства, повышение готовности к созданию «электронного правительства», повышение прозрачности власти.
При внедрении СЭД часто встречаются следующие риски: отсутствие стандартизированного описания процессов, неготовность к изменению процессов, сопротивление сотрудников, увеличение трудовых затрат, отсутствие значимых результатов, прекращение финансирования.
Описание этапов должно учитывать наличие имеющихся ресурсов. Каждый следующий этап должен опираться на достижение предыдущего и рассматриваться в динамике процесса. Нужно учитывать, что ресурсы могут поглощаться и высвобождаться по ходу реализации проекта. В Правительстве Ульяновской области этапы определялись финансовыми возможностями, количеством пользователей системы, количеством используемых функций системы, практической необходимостью очередного шага.
На старте проекта финансовое обеспечение было значительно ограниченным, поэтому было принято решение использовать только необходимый и достаточный функционал системы. В работу с системой вовлекать минимум сотрудников, достаточный для запуска и отработки указанного функционала. Внедрение проводить своими силами: сотрудников департамента информационных технологий обучить установке и настройке системы, а так же навыкам обучения предметных специалистов.
Было решено на начальных этапах воспроизвести сложившуюся систему документооборота без существенного изменения условий работы сотрудников. Анализ и изменение рабочих процессов проводить в ходе опытной эксплуатации. Это значительно уменьшило трудовые затраты и психологическое сопротивление сотрудников.
Внедряя корпоративную информационную систему, принципиально важно удовлетворить потребности операторов системы, предметных специалистов и руководства в соответствии со стратегическими целями организации. Опираться нужно на компетентные силы. Ключевым было выявление нужного уровня компетенции по каждому вопросу. Для управления проектом была сформирована рабочая группа во главе с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области. В неё вошли наиболее компетентные руководители и специалисты в области документооборота. Предложения по решению проблем формировались узкими специалистами, а принимались решения руководящими работниками. Именно двухуровневая система принятия решения позволила каждый раз выявлять нужный фокус компетентности. Все решения оформлялись протоколом и доводились до исполнителей.
Генеральный план внедрения включал в себя описание этапов внедрения, план оптимизации рабочих процессов, план разработки корпоративных стандартов, план доработки системы, план обучения специалистов, план настройки и тестирования системы. На каждом этапе формировался тактический план с указанием исполнителей, сроков и ресурсов. Переход к новому этапу происходил по результатам предыдущего этапа, с учётом существующих возможностей и потребностей.
В ходе внедрения, масштабы наращивались постепенно. На 1 этапе были задействованы только технические специалисты. Система была установлена, настроена, заполнены справочники и классификаторы, разграничены права доступа. На 2 этапе обучены специалисты по делопроизводству, их работа была автоматизирована с помощью СЭД. На 3 этапе доступ к чтению документов получили все руководители Правительства Ульяновской области. На 4 этапе были обучены и вовлечены в электронный документооборот все сотрудники аппарата Правительства Ульяновской области. Они получили возможность коллективной работы с электронными документами во всех режимах: создание, согласование, регистрация, отправка, контроль исполнения документов. На 5 этапе к СЭД были подключены руководители всех исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Ульяновской области, ставшие частью межведомственного документооборота.
В соответствии с вышеуказанными критериями, можно оценить успешность проекта. Время доставки документа сократилось с 2 дней до 2 минут. Специалисты имеют доступ к своим документам на своём рабочем месте. Межведомственная переписка ведётся в безбумажной форме, что экономит бумагу и время. Ведётся сквозной контроль исполнения документов. Доступ к СЭД имеют 540 человек из 206 организаций.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гриднев В.В. Подходы и инструментарий концептуального проектирования информационных систем для органов государственной власти // Институт проблем государственного и муниципального управления ГУ ВШЭ, 2008. - Лекция 2.1.
2. Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года. Одобрена распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 632-р.
Работа представлена на Общероссийскую научную конференцию «Современные проблемы науки и образования», Москва, 16-18 февраля 2010 г. Поступила в редакцию 26.02.2010.